O serviço de videoconferência
Colibri, disponibilizado à comunidade académica nacional pela
FCCN - Fundação para a Computação Científica Nacional, é baseado na plataforma
ZOOM que é comercializada pela empresa norte-americana Zoom Video Communications.
A FCCN disponibiliza, no seu portal, informação útil, de cariz genérica, sobre a utilização do Colibri: um
manual de configuração e um
conjunto de recomendações.
No âmbito de reuniões dos júris de concursos previstos nos estatutos das carreiras de docente do Ensino Universitário e do Ensino Superior Politécnico, bem como da carreira de investigação científica, a utilização do serviço de videoconferência Colibri carece de informação e recomendações adicionais, sobretudo no que diz respeito à configuração e gestão das sessões por parte dos anfitriões (presidentes de júri ou técnicos de informática que prestam apoio à boa utilização do serviço de videoconferência Colibri).
1. Considerações sobre a realização de reuniões de júris de concursos de carreira através de Colibri
1.1. Em todo o tipo de reuniões, para além dos membros do júri (presidente e vogais), pode participar com perfil autónomo na sessão de videoconferência Colibri: (i) um jurista da Divisão Académica que, em articulação com o presidente do júri, assegura o apoio técnico-jurídico e secretarial; (ii) um técnico de informática que garante a boa utilização do serviço de videoconferência Colibri e que, em articulação com o presidente do júri, assume o papel de anfitrião ou que, alternativamente, o coadjuva nesse papel.
1.2. Nas reuniões dedicadas à audição pública de candidatos (caso o edital do concurso preveja e o júri as decida realizar), para além dos membros dos júri, do jurista da Divisão Académica e do técnico de informática, pode participar com perfil autónomo na sessão de videoconferência Colibri: (i) o candidato a quem o júri solicitou a necessidade de se submeter a audição pública; (ii) os restantes candidatos que manifestaram previamente ao presidente do júri a intenção de assistir a uma audição pública.
1.3. O equipamento a utilizar por todos os participantes na sessão de videoconferência Colibri com perfil autónomo deve: (i) ser preferencialmente um computador (fixo ou portátil) e não um
smart phone; (ii) dispor de microfone, colunas de som e câmara de vídeo; (iii) ter o sistema operativo com todas as atualizações mais recentes, nomeadamente as de cibersegurança; (iv) ter instaladas, devidamente configuradas e atualizadas aplicações do tipo
firewall, anti-vírus e
anti-malware; (v) ter instalada a aplicação
Zoom Desktop Client.
1.4. Todos os participantes devem ter contacto prévio com o Colibri e ser capazes de utilizar as funcionalidades de que irão necessitar. Se houver participantes sem experiência, o presidente do júri deve promover a realização de uma sessão de teste em momento anterior ao dia das reuniões. Caso haja necessidade, cada um dos participantes deve, atempadamente, solicitar, à sua Unidade Orgânica ou Instituição de origem, suporte técnico de um técnico de informática para garantir a boa utilização do serviço de videoconferência Colibri.
1.5. O anfitrião deve configurar a sessão de videoconferência Colibri: (i) para que funcionalidades desnecessárias às reuniões sejam bloqueadas, nomeadamente a gravação e o chat; (ii) em que o acesso esteja protegido por senha; (iii) para que os participantes aguardem em sala de espera (waiting room) antes de serem admitidos na sessão.
1.6. A divulgação do acesso à sessão de videoconferência deve recorrer ao URL (link) original do serviço Colibri (https://videoconf-colibri.zoom.us/j/...) para que os participantes possam confirmar a sua autenticidade. Não é recomendável divulgar URLs (links) curtos (tipo Bitly) pelo facto de ocultarem a natureza do URL (link) original.
1.7. Apesar da configuração da sessão Colibri para reuniões de júris de concursos de carreira não dever permitir a gravação das mesmas, todos os participantes devem ter a consciência de que podem ser utilizadas ferramentas/tecnologias alheias à plataforma ZOOM para proceder a gravações de forma ilícita.
1.8. Para a sessão de videoconferência Colibri, o anfitrião e os restantes participantes devem escolher um local: (i) que permaneça tranquilo (em termos sonoros) durante toda a duração das reuniões; (ii) em que o fundo da imagem captada pela câmara de vídeo não cause distração e não viole a privacidade de outros que possam estar a usufruir do mesmo espaço.
1.9. O acesso à sessão de videoconferência Colibri deve ser concretizado: (i) pelo presidente do júri e pelo técnico de informática com perfil previamente autenticado no
browser, com as credenciais de acesso ao serviço
Colibri da FCCN; (ii) pelos restantes participantes sem perfil autenticado, bastando clicar no URL (
link) da sessão a partir de uma hiperligação que deverão ter recebido, p. ex., por email ou copiar o URL (
link) para a barra de endereços de um
browser.
1.10. Assim que entrem na sessão de videoconferência Colibri, aquele que de entre o presidente do júri e o técnico de informática que assumiu o papel de anfitrião no momento de configuração da sessão deve passar ao outro o papel de coanfitrião (co-host) para que possam cooperar nas tarefas de gestão da sessão.
1.11. Durante a sessão de videoconferência Colibri, o equipamento de todos os participantes: (i) deve estar permanentemente ligado a uma fonte de energia elétrica; (ii) não deve estar a ser utilizado com uma conta com privilégios de administrador; (iii) deve ter cobertura de Internet exclusiva com valores entre 2 a 5 Mbps (upload e download) e bom sinal WiFi, se o acesso for sem fios; (iv) não deve ter em execução quaisquer outras aplicações que utilizem o microfone, as colunas de som ou a câmara de vídeo.
1.12. Durante a sessão de videoconferência Colibri, o técnico de informática deve assegurar, através da utilização das funcionalidades disponibilizadas pela aplicação Colibri, que os participantes que não estiverem a usar da palavra mantêm o microfone desligado (uma vez que a movimentação e manipulação de objetos provoca pequenos ruídos que são muito amplificados nesta situação, tornando-se incómodos).
1.13. Durante uma sessão de videoconferência Colibri relativa a uma reunião dedicada à audição pública de um candidato, o técnico de informática deve assegurar, através da utilização das funcionalidades disponibilizadas pela aplicação Colibri, que os participantes da sessão de videoconferência na qualidade de "restantes candidatos que manifestaram previamente ao presidente do júri a intenção de assistir à audição pública" mantêm o microfone desligado.
1.14. No caso de a sessão de videoconferência Colibri terminar por limite de tempo ou razões técnicas, todos os participantes devem regressar à mesma sessão recorrendo ao mesmo método estabelecido para entrar na sessão pela primeira vez.
2. Esclarecimentos sobre a cibersegurança e privacidade da plataforma ZOOM
Devido à situação epidemiológica provocada pelo coronavírus SARS-CoV-2, a plataforma ZOOM teve um acréscimo repentino de popularidade que a colocou sob intenso escrutínio. Têm sido reportadas falhas de cibersegurança, bem como contextos de utilização potenciadores de violação da privacidade. As razões subjacentes a estas alegadas ameaças são de várias naturezas.
Perante os incidentes conhecidos e considerados verdadeiros, a UMinho mantém a confiança na adequabilidade do serviço de videoconferência Colibri baseado na plataforma ZOOM para suportar a realização de reuniões de júris de concursos de carreira em regime remoto, nomeadamente pelo facto de a FCCN manter uma monitorização técnica permanente sobre esse o serviço e da recomendação efetuada pelo CNCS - Centro Nacional de Cibersegurança. Reforça-se, no entanto, a necessidade absoluta de serem cumpridas as recomendações constantes desta página, cujo conteúdo será objeto de revisão em função da avaliação que, em cada momento, for efetuada da adequação das recomendações adotadas aos riscos e ameaças que se vão tornados conhecidos. A UMinho dispõe de uma equipa de
cibersegurança e de um
Encarregado da Proteção de Dados a quem devem ser reportados incidentes de cibersegurança ou de privacidade.
Seguem breves esclarecimentos sobre alguns dos tipos de incidentes veiculados por diversas fontes:
-
ZOOMBombing - Diz respeito à intromissão em sessões de videoconferência com objetivo deliberado de as perturbar por texto, imagem, áudio ou vídeo. A plataforma ZOOM tem vários mecanismos que permitem impedir ou resolver estas situações. No caso das reuniões de reuniões de júris de concursos de carreira a definição de uma senha de acesso e a admissão dos participantes por meio de uma sala de espera correspondem a medidas adequadas para combater, nomeadamente, o
ZOOMBombing.
-
Cifragem das comunicações - Foi denunciada a não veracidade da utilização da técnica da cifragem completa das comunicações entre os dispositivos envolvidos numa sessão de videoconferência (end-to-end encryption), que a empresa Zoom Video Communications anunciou ser adotada em todas as sessões de videoconferência. A empresa assumiu que utilizou a expressão "end-to-end encryption" de forma abusiva, uma vez que existem situações em que a cifragem completa das comunicações não é possível ser adotada por razões técnicas, tais como quando existem interlocutores que participam por chamadas telefónicas (necessariamente envolvendo, pelo menos, um operador de telecomunicações) ou quando estão envolvidos equipamentos terminais de videoconferência que não suportam a execução dos algoritmos criptográficos adotados pela plataforma ZOOM. No caso das reuniões de júris de concursos de carreira, nenhuma daquelas circunstâncias faz parte do modo de participação nas sessões de videoconferência Colibri.
3. Configuração do Colibri para agendar uma sessão de videoconferência
Seguem orientações para a forma como as sessões de videoconferência Colibri devem ser configuradas para reuniões de júris de concursos de carreira. A sequência dos passos poderá não corresponder exatamente ao observado, uma vez que depende do sistema operativo e da forma como o perfil do anfitrião se encontra parametrizado no Colibri. No entanto, deve ser garantida a efetiva concretização das configurações abaixo indicadas.
passo 2 - Selecionar "Agendar".
Nota: Esta ação abrirá uma nova página noutro separador do
browser para autenticação.
passo 3 - Indicar "Universidade do Minho" como instituição de origem (no caso do anfitrião).
Nota: Pode optar por memorizar esta definição.
passo 4 - Premir "Entrar" para avançar.
passo 5 - Premir "Salve e continue para confirmar".
passo 6 - Ler e "Aceitar" os dados pessoais a enviar pela UMinho ao prestador do serviço de videoconferência.
passo 7 - Autenticar o anfitrião enquanto docente / trabalhador da UMinho.
Nota: Invocando esta página o mecanismo de autenticação federada sob a responsabilidade da UMinho (tal como é possível confirmar na barra de URLs do
browser), é seguro introduzir as credenciais UMinho.
passo 8 - Premir "Entrar" para continuar.
passo 9 - Definir as características da sessão de videoconferência que se pretende agendar. Ver orientações a seguir à imagem.
Tópico:
UMinho - Reunião de júri do concurso
Descrição: Referência do concurso
Quando:
Data e hora da sessão
Nota:
A sessão de videoconferência deve ser agendada com alguns dias de antecedência para que a divulgação do URL (link) de acesso possa ocorrer atempadamente.
Duração:
Adequar ao tipo de reunião.
Fuso horário: Lisboa;
Reunião recorrente:
não
Inscrição:
não
ID da reunião:
Gerar automaticamente
Senha da reunião - Solicitar senha da reunião:
sim
Vídeo - Anfitrião:
ligado
Vídeo - Participante:
ligado
Áudio:
Ambos
Opções de reunião - Habilitar entrada antes do anfitrião:
não
Opções de reunião - Desativar som dos participantes após entrada:
não
Opções de reunião - Habilitar sala de espera:
sim
Opções de reunião - Somente usuários autenticados:
não
Opções de reunião - Gravar reunião automaticamente:
não
Anfitriões alternativos:
não
passo 10 - Premir "Salvar" para continuar.
passo 11 - Confirmar as configurações definidas para a sessão.
Se for necessário alterar alguma configuração, premir "Editar esta Reunião".
passo 12 - Premir sucessivamente em "Copiar o convite" e em "Copiar Convite para Reunião" para copiar a informação relativa à sessão de videoconferência, que inclui o URL (link) entretanto criado.
Nota: Esta informação deverá ser guardada pelo anfitrião (presidente do júri ou técnico de informática) para ser utilizada, posteriormente, na publicitação da sessão no portal de Internet institucional da Unidade Orgânica e no convite dirigido, por correio electrónico, aos restantes participantes.
passo 13 - Fechar a página do
browser, uma vez se encontra terminado o agendamento da sessão de videoconferência.
Última atualização: 23.04.2020
