O serviço de videoconferência Colibri, disponibilizado à comunidade académica nacional pela
FCCN - Fundação para a Computação Científica Nacional, é baseado na plataforma
ZOOM que é comercializada pela empresa norte-americana Zoom Video Communications.
A FCCN disponibiliza, no seu portal, informação útil, de cariz genérica, sobre a utilização do Colibri: um
manual de configuração e um
conjunto de recomendações.
No âmbito de provas públicas conducentes à atribuição do grau de mestre, do grau de doutor, do título académico de agregado ou do título de especialista, a utilização do serviço de videoconferência Colibri carece de informação e recomendações adicionais, sobretudo no que diz respeito à configuração e gestão das sessões por parte dos anfitriões (presidentes de júri ou trabalhadores que secretariam provas públicas).
1. Considerações sobre a realização de provas públicas através de Colibri
1.1. O dispositivo a utilizar pelo anfitrião (presidente do júri ou trabalhador que secretaria as provas públicas) e pelos participantes (membros do júri e candidato) deve: (i) ser preferencialmente um computador (fixo ou portátil) e não um
smart phone; (ii) dispor de microfone, colunas de som e câmara de vídeo; (iii) ter o sistema operativo com todas as atualizações mais recentes, nomeadamente as de cibersegurança; (iv) ter instaladas, devidamente configuradas e atualizadas aplicações do tipo
firewall, anti-vírus e anti-
malware; (v) ter instalada a aplicação
Zoom Desktop Client.
1.2. Os participantes (membros do júri e candidato) devem ter contacto prévio com o Colibri e ser capazes de utilizar as funcionalidades de que irão necessitar. Se houver participantes sem experiência, o presidente do júri deve promover a realização de uma sessão de teste em momento anterior ao dia das provas públicas. Caso haja necessidade, cada um dos participantes deve, atempadamente, solicitar, à sua Unidade Orgânica ou Instituição de origem, suporte técnico de um trabalhador técnico, administrativo e de gestão com competências adequadas para garantir a boa utilização do serviço de videoconferência Colibri (por ordem de preferência, técnico de informática, especialista de informática, trabalhador de outra carreira).
1.3. O anfitrião (presidente do júri ou trabalhador que secretaria as provas públicas) deve configurar a sessão de videoconferência Colibri: (i) para que funcionalidades desnecessárias às provas sejam bloqueadas, nomeadamente a gravação, o
chat e partilha de ecrã; (ii) em que o acesso se concretiza unicamente através de um URL (link), sem haver necessidade de uma senha; (iii) para que o início só ocorra aquando da chegada de um anfitrião.
1.4. Na publicitação das provas públicas, a divulgação do acesso à sessão de videoconferência deve recorrer ao URL (link) original do serviço Colibri (https://videoconf-colibri.zoom.us/j/...) para que os participantes possam confirmar a sua autenticidade. Não é recomendável divulgar URLs (links) curtos (tipo
Bitly) pelo facto de ocultarem a natureza do URL (link) original.
1.5. Apesar da configuração da sessão Colibri para provas públicas não dever permitir a gravação das mesmas, o anfitrião (presidente do júri ou trabalhador que secretaria as provas públicas) e os participantes (membros do júri e candidato) devem ter a consciência de que, sendo uma sessão de videoconferência aberta, podem ser utilizadas ferramentas/tecnologias alheias à plataforma ZOOM para proceder a gravações de forma ilícita.
1.6. Para a sessão de videoconferência Colibri, o anfitrião (presidente do júri ou trabalhador que secretaria as provas públicas) e os participantes (membros do júri e candidato) devem escolher um local: (i) que permaneça tranquilo (em termos sonoros) durante toda a duração das provas públicas; (ii) em que o fundo da imagem captada pela câmara de vídeo não cause distração e não viole a privacidade de outros que possam estar a usufruir do mesmo espaço.
1.7. Durante a sessão de videoconferência Colibri, o dispositivo: (i) deve estar permanentemente ligado a uma fonte de energia elétrica; (ii) não deve estar a ser utilizado com uma conta com privilégios de administrador; (iii) deve ter cobertura de Internet exclusiva com valores entre 2 a 5 Mbps (upload e
download) e bom sinal WiFi, se o acesso for sem fios; (iv) só deve ter em execução o
browser que suporta a sessão Colibri; (v) não deve ter em execução quaisquer outras aplicações que utilizem o microfone, as colunas de som ou a câmara de vídeo; (vi) não deve ter em execução quaisquer aplicações com acesso a redes sociais.
1.8. Durante a sessão de videoconferência Colibri: (i) o presidente do júri e o trabalhador que secretaria as provas públicas devem participar com perfil previamente autenticado no
browser, com as credenciais de acesso ao serviço
Colibri da FCCN; (ii) os participantes (membros do júri e candidato) devem participar sem perfil autenticado, bastando clicar no URL (
link) da sessão a partir de uma hiperligação que deverão ter recebido, p.ex., por email ou copiar o URL (
link) para a barra de endereços de um
browser; (iii) quem não estiver a usar da palavra deverá desligar (no menu da aplicação Colibri) o seu microfone para evitar perturbação, uma vez que a movimentação e manipulação de objetos provoca pequenos ruídos que são muito amplificados nesta situação, tornando-se incómodos.
1.9. Assim que entrem na sessão de videoconferência Colibri, aquele que de entre o presidente do júri e o trabalhador que secretaria as provas públicas assumiu o papel de anfitrião no momento de configuração da sessão deve passar ao outro o papel de co-anfitrião (co-host) para que possam cooperar nas tarefas de gestão da sessão.
1.10. Durante a sessão de videoconferência Colibri, o trabalhador que secretaria as provas públicas deve assegurar-se, através da utilização das funcionalidades disponibilizadas pela aplicação Colibri, que os participantes da sessão de videoconferência que não são nem membros do júri, nem o candidato (i.e., a assistência das provas públicas) mantêm o microfone e a câmara de vídeo desligados.
1.11. Caso a natureza das provas públicas exija uma reunião do júri, no mesmo dia, para apreciação e deliberação sobre a avaliação final do candidato, assim que o presidente do júri dê por terminada a parte pública das provas, o trabalhador que secretaria as provas deve: (i) impedir que mais participantes do tipo assistência entrem na sessão de videoconferência Colibri (lock meeting); (ii) criar um sala simultânea (breakout room) e convidar para essa sala todos os membros do júri. Após a deliberação do júri e mediante a indicação do presidente do júri, todos os membros do júri devem regressar à sessão principal, onde ainda devem estar o candidato e assistência, para anúncio público do resultado das provas.
1.12. No caso de a sessão de videoconferência Colibri terminar por limite de tempo ou razões técnicas, todos os participantes devem regressar à mesma sessão recorrendo ao mesmo método estabelecido para entrar na sessão pela primeira vez.
2. Esclarecimentos sobre a cibersegurança e privacidade da plataforma ZOOM
Devido à situação epidemiológica provocada pelo coronavírus SARS-CoV-2, a plataforma ZOOM teve um acréscimo repentino de popularidade que a colocou sob intenso escrutínio. Têm sido reportadas falhas de cibersegurança, bem como contextos de utilização potenciadores de violação da privacidade. As razões subjacentes a estas alegadas ameaças são de várias naturezas.
Perante os incidentes conhecidos e considerados verdadeiros, a UMinho mantém a confiança na adequabilidade do serviço de videoconferência Colibri baseado na plataforma ZOOM para suportar a realização de provas públicas em regime remoto, nomeadamente pelo facto de a FCCN manter uma monitorização técnica permanente sobre esse o serviço e da recomendação efectuada pelo CNCS - Centro Nacional de Cibersegurança. Reforça-se, no entanto, a necessidade absoluta de serem cumpridas as recomendações constantes desta página, cujo conteúdo será objeto de revisão em função da avaliação que, em cada momento, for efectuada da adequação das recomendações adotadas aos riscos e ameaças que se vão tornados conhecidos. A UMinho dispõe de uma equipa de
cibersegurança e de um
Encarregado da Proteção de Dados a quem devem ser reportados incidentes de cibersegurança ou de privacidade.
Seguem breves esclarecimentos sobre alguns dos tipos de incidentes veiculados por diversas fontes:
-
ZOOMBombing - Diz respeito à intromissão em sessões de videoconferência com objetivo deliberado de as perturbar por texto, imagem, áudio ou vídeo. A plataforma ZOOM tem vários mecanismos que permitem impedir ou resolver estas situações. No caso das provas públicas, por não ser adequado criar uma senha de acesso, não é possível mitigar o risco de acesso mal-intencionado, mas é possível reagir e terminar utilizações inadequadas, nomeadamente, limitar o uso de som, de vídeo, a partilha de ecrã, e o uso de
chat. É ainda possível excluir participantes da sessão e não lhes permitir novos acessos.
-
Cifragem das comunicações - Foi denunciada a não veracidade da utilização da técnica da cifragem completa das comunicações entre os dispositivos envolvidos numa sessão de videoconferência (end-to-end encryption), que a empresa Zoom Video Communications anunciou ser adotada em todas as sessões de videoconferência. A empresa assumiu que utilizou a expressão "end-to-end encryption" de forma abusiva, uma vez que existem situações em que a cifragem completa das comunicações não é possível ser adotada por razões técnicas, tais como quando existem interlocutores que participam por chamadas telefónicas (necessariamente envolvendo, pelo menos, um operador de telecomunicações) ou quando estão envolvidos equipamentos terminais de videoconferência que não suportam a execução dos algoritmos criptográficos adotados pela plataforma ZOOM. No caso das provas públicas, nenhuma daquelas circunstâncias faz parte do modo de participação nas sessões de videoconferência Colibri faz parte do conjunto de recomendações constantes desta página.
3. Configuração do Colibri para agendar uma sessão de videoconferência
Seguem orientações para a forma como as sessões de videoconferência Colibri devem ser configuradas para provas públicas conducentes à atribuição do grau de mestre, do grau de doutor, do título académico de agregado ou do título de especialista. A sequência dos passos abaixo indicados poderá não corresponder exatamente ao observado, uma vez que depende do sistema operativo e da forma como o perfil do anfitrião se encontra parametrizado no Colibri. No entanto, deve ser garantida a efetiva concretização das configurações abaixo indicadas.
passo 2 - Selecionar "Agendar".
Nota: Esta ação abrirá uma nova página noutro separador do
browser para autenticação.
passo 3 - Indicar "Universidade do Minho" como instituição de origem (no caso do anfitrião).
Nota: Pode optar por memorizar esta definição.
passo 4 - Premir "Entrar" para avançar.
passo 5 - Premir "Salve e continue para confirmar".
passo 6 - Ler e "Aceitar" os dados pessoais a enviar pela UMinho ao prestador do serviço de videoconferência.
passo 7 - Autenticar o anfitrião enquanto docente / trabalhador da UMinho.
Nota: Invocando esta página o mecanismo de autenticação federada sob a responsabilidade da UMinho (tal como é possível confirmar na barra de URLs do
browser), é seguro introduzir as credenciais UMinho.
passo 8 - Premir "Entrar" para continuar.
passo 9 - Definir as características da sessão de videoconferência que se pretende agendar. Ver orientações a seguir à imagem.
Tópico:
UMinho - Prova Pública de doutoramento de NOME DO CANDIDATO
Descrição:
Título do trabalho (dissertação/estágio/tese/...)
Quando:
Data e hora da sessão
Nota: A sessão de videoconferência deve ser agendada com alguns dias de antecedência para que na publicitação das provas públicas seja incluída a divulgação do URL (link) de acesso.
Duração: Definir o tempo máximo aceite para as provas públicas e para a reunião posterior do júri, acrescido de uma margem de 30 minutos para acomodar eventuais paragens ou suspensão devido a problemas técnicos.
Fuso horário:
Lisboa
Reunião recorrente:
não
Inscrição: não
ID da reunião: Gerar automaticamente
Senha da reunião - Solicitar senha da reunião: não
Vídeo - Anfitrião: ligado
Vídeo - Participante: ligado
Áudio: Ambos
Opções de reunião - Habilitar entrada antes do anfitrião: não
Opções de reunião - Desativar som dos participantes após entrada: sim
Opções de reunião - Habilitar sala de espera: não
Opções de reunião - Somente usuários autenticados: não
Opções de reunião - Gravar reunião automaticamente: não
Anfitriões alternativos: não
passo 10 - Premir
"Salvar" para continuar.
passo 11 - Confirmar as configurações definidas para a sessão.
Se for necessário alterar alguma configuração, premir "Editar esta Reunião".
passo 12 - Premir sucessivamente em "Copiar o convite" e em "Copiar Convite para Reunião" para copiar a informação relativa à sessão de videoconferência, que inclui o URL (link) entretanto criado. Nota: Esta informação deverá ser guardada pelo anfitrião (presidente do júri ou trabalhador que secretaria as provas públicas) para ser utilizada, posteriormente, na publicitação da sessão no portal de Internet institucional da Unidade Orgânica e no convite dirigido, por correio electrónico, aos membros do júri e ao candidato.
passo 13 - Fechar a página do
browser, uma vez se encontra terminado o agendamento da sessão de videoconferência.
Última atualização: 07.04.2020
